Crear y enviar una cotización

Una cotización en contable.io se crea en menos de un minuto. El flujo es el mismo que una factura de venta, pero sin afectar inventario ni contabilidad hasta que se aprueba y convierte.

Antes de empezar

Verifica que tienes:

El cliente creado en Contactos (o créalo en el momento desde el formulario).
Los productos que vas a cotizar dados de alta en Inventario.
Tu lista de precios (opcional) configurada si manejas precios diferenciados.

Paso 1: Crear la cotización

Ve a Ventas → Cotizaciones → + Nueva cotización.
Selecciona el cliente. Si no existe, créalo desde el botón + Nuevo.
Ingresa fecha de emisión (por defecto, hoy) y fecha de validez (por defecto, 30 días).
Agrega los productos uno por uno desde el buscador. Cada línea permite editar cantidad, precio unitario y descuento.
Revisa subtotal, impuestos y total en el panel derecho.

Si el cliente tiene una lista de precios asignada, los precios se aplican automáticamente al seleccionarlo.

Paso 2: Personalizar (opcional)

Antes de enviar puedes:

Agregar notas al cliente (condiciones de pago, tiempo de entrega, garantía).
Adjuntar archivos (fichas técnicas, planos, imágenes).
Cambiar la plantilla visual del PDF.
Marcar como prioritaria para encabezar tu lista de seguimiento.

Paso 3: Enviar al cliente

Toca Guardar y enviar. El sistema ofrece tres canales:

Email: envía el PDF como adjunto al correo del cliente.
WhatsApp: abre WhatsApp Web/móvil con el mensaje pre-armado y el link al portal.
Copiar link: obtén el link del portal para pegarlo donde quieras.

Una vez enviada, el estado pasa a Enviada y empieza el seguimiento automático: el sistema marca cuándo el cliente abrió el link.

Paso 4: Versionar si hay cambios

Si el cliente pide ajustes —cambiar cantidades, agregar productos, descuento—:

Abre la cotización y toca Crear nueva versión.
Edita lo necesario.
La versión anterior queda archivada y consultable. La nueva versión queda como activa.

Cada versión tiene su propio link de portal. Comparte solo el de la última versión con el cliente.

Paso 5: Aprobar y convertir a factura

Cuando el cliente aprueba (desde el portal o tú lo marcas manualmente):

La cotización pasa a estado Aprobada.
Aparece el botón Convertir a factura.
Al tocarlo, contable.io crea una factura de venta en borrador con todos los datos copiados (cliente, productos, precios, impuestos).
Revisa la factura, ajusta lo que falte (forma de pago, fechas) y confírmala.

Al confirmar la factura, se descuenta inventario y se genera el asiento contable. La cotización queda enlazada a la factura para trazabilidad.

Vencimiento automático

Si pasa la fecha de validez sin aprobación, la cotización pasa a Vencida automáticamente. Puedes:

Reabrirla creando una nueva versión con fechas extendidas.
Dejarla vencida si el cliente desistió.