Roles y control de acceso

contable.io usa un sistema de roles para controlar que puede hacer cada miembro del equipo. Cada usuario asignado a una empresa tiene exactamente un rol, y cada rol otorga un conjunto especifico de permisos.

Roles disponibles

Propietario

El usuario que crea la empresa se convierte automaticamente en Propietario. Es el rol con mayor nivel de acceso.

• Solo puede haber un Propietario por empresa
• No se puede eliminar ni cambiar su rol (a menos que transfiera la propiedad)
• Tiene acceso total a todos los modulos y configuraciones

Administrador

Rol de gestion general. Puede configurar la empresa y administrar usuarios, ademas de operar todos los modulos.

Contador

Rol orientado al profesional contable. Tiene acceso completo a la operacion contable, facturacion, reportes e inventarios, pero no puede modificar la configuracion de la empresa ni gestionar usuarios.

Auxiliar

Rol de captura y registro de datos. Puede crear facturas, registrar pagos e ingresar datos al sistema, pero no puede confirmar ni anular documentos criticos, ni acceder a reportes avanzados.

Matriz de permisos

Configuracion y administracion

Permiso	Propietario	Administrador	Contador	Auxiliar
Editar datos de la empresa	Si	Si	No	No
Configurar DIAN	Si	Si	No	No
Gestionar periodos contables	Si	Si	Si	No
Invitar/remover miembros	Si	Si	No	No
Cambiar roles de miembros	Si	Si	No	No
Preferencias generales	Si	Si	No	No

Contabilidad

Permiso	Propietario	Administrador	Contador	Auxiliar
Ver plan de cuentas	Si	Si	Si	Si
Activar cuentas del PUC	Si	Si	Si	No
Crear comprobantes contables	Si	Si	Si	Si
Confirmar comprobantes	Si	Si	Si	No
Anular comprobantes	Si	Si	Si	No
Gestionar centros de costo	Si	Si	Si	No
Gestionar tipos de impuestos	Si	Si	Si	No

Ventas

Permiso	Propietario	Administrador	Contador	Auxiliar
Crear cotizaciones	Si	Si	Si	Si
Crear facturas de venta	Si	Si	Si	Si
Confirmar/emitir facturas	Si	Si	Si	No
Anular facturas de venta	Si	Si	Si	No
Registrar pagos recibidos	Si	Si	Si	Si
Crear notas credito/debito	Si	Si	Si	No

Compras

Permiso	Propietario	Administrador	Contador	Auxiliar
Registrar facturas de compra	Si	Si	Si	Si
Confirmar facturas de compra	Si	Si	Si	No
Importar XML de la DIAN	Si	Si	Si	Si
Registrar comprobantes de egreso	Si	Si	Si	Si
Confirmar comprobantes de egreso	Si	Si	Si	No

Inventario

Permiso	Propietario	Administrador	Contador	Auxiliar
Ver stock e inventarios	Si	Si	Si	Si
Crear/editar productos	Si	Si	Si	Si
Importar productos masivamente	Si	Si	Si	No
Gestionar bodegas	Si	Si	Si	No
Crear ajustes de inventario	Si	Si	Si	Si
Confirmar ajustes	Si	Si	Si	No
Crear traslados entre bodegas	Si	Si	Si	Si
Crear remisiones	Si	Si	Si	Si

Contactos

Permiso	Propietario	Administrador	Contador	Auxiliar
Ver contactos	Si	Si	Si	Si
Crear/editar contactos	Si	Si	Si	Si
Importar contactos	Si	Si	Si	No

Bancos

Permiso	Propietario	Administrador	Contador	Auxiliar
Ver cuentas bancarias	Si	Si	Si	Si
Crear cuentas bancarias	Si	Si	Si	No
Conciliacion bancaria	Si	Si	Si	No

Reportes

Permiso	Propietario	Administrador	Contador	Auxiliar
Balance general	Si	Si	Si	No
Estado de resultados	Si	Si	Si	No
Balance de comprobacion	Si	Si	Si	No
Libro mayor y auxiliares	Si	Si	Si	No
Reportes de inventario	Si	Si	Si	Si
Reportes de ventas	Si	Si	Si	Si

Buenas practicas

• Propietario: Asignalo al representante legal o dueno de la empresa. Es quien tiene control total.
• Administrador: Para gerentes o personas de confianza que necesitan gestionar la configuracion.
• Contador: Para el contador o firma contable que lleva la contabilidad. Tiene todo lo necesario para operar sin poder modificar configuraciones sensibles.
• Auxiliar: Para personal de apoyo que ingresa datos diariamente. Puede crear documentos pero no confirmarlos, lo que agrega una capa de revision.

Mejoras 2026

UX mejorada en gestión de equipo

La página Configuración → Equipo se rediseñó para hacer evidente quién tiene qué rol y simplificar la asignación:

• Lista visual con avatar, nombre, email, rol actual y último ingreso.
• Cambio de rol en línea (sin abrir modal) con confirmación.
• Filtro por rol y búsqueda por nombre o correo.
• Indicador del usuario propietario (no se puede degradar accidentalmente).

Safeguards de propietario

Para prevenir bloqueos accidentales del acceso administrativo:

• No puedes degradar al último propietario de una empresa. El sistema te obliga a promover a otro usuario antes.
• No puedes eliminarte a ti mismo mientras seas propietario único.
• Cambios de rol del propietario requieren confirmación adicional con la contraseña.
• Toda promoción/degradación queda registrada en el log de auditoría con quién, cuándo y desde dónde.