Declaracion de retencion en la fuente (Formulario 350)
Como preparar la declaracion mensual de retencion en la fuente con contable.io. Conceptos, tarifas y presentacion.
La declaracion de retencion en la fuente (Formulario 350 de la DIAN) es una obligacion mensual para las empresas que actuan como agentes de retencion. Reporta las retenciones que tu empresa practico a terceros durante el mes por concepto de renta, IVA e ICA. contable.io calcula automaticamente estos valores a partir de las facturas de compra y pagos confirmados.
Conceptos basicos
Que es la retencion en la fuente?
La retencion en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos. Cuando tu empresa paga a un proveedor o contratista, retiene un porcentaje del pago y lo entrega a la DIAN en nombre del beneficiario. Existen tres tipos principales:
| Tipo | Que retiene | Sobre que base |
|---|---|---|
| ReteFuente (Renta) | Impuesto de renta anticipado | Base gravable de la factura (subtotal) |
| ReteIVA | IVA anticipado | Valor del IVA de la factura |
| ReteICA | ICA anticipado | Base gravable de la factura |
Tarifas comunes de ReteFuente
| Concepto | Tarifa | Base minima (UVT) |
|---|---|---|
| Compras generales | 2.5% | 27 UVT |
| Servicios generales | 4% | 4 UVT |
| Honorarios personas juridicas | 11% | 0 |
| Honorarios personas naturales (declarantes) | 11% | 0 |
| Honorarios personas naturales (no declarantes) | 10% | 0 |
| Arrendamiento bienes inmuebles | 3.5% | 27 UVT |
| Arrendamiento bienes muebles | 4% | 0 |
| Servicios de transporte | 1% | 4 UVT |
| Compras con tarjeta debito/credito | 1.5% | 0 |
Periodicidad
La declaracion de retencion en la fuente se presenta de manera mensual. Si en un mes no se practicaron retenciones, no es obligatorio presentar la declaracion (a diferencia del IVA).
De donde salen los datos
contable.io calcula las retenciones a partir de:
| Fuente | Que aporta |
|---|---|
| Facturas de compra confirmadas | ReteFuente y ReteIVA practicados al proveedor |
| Comprobantes de egreso | Retenciones asociadas a pagos |
| Configuracion de retenciones por tercero | Tarifa aplicable segun tipo de contribuyente |
| Notas credito de compra | Ajustes a retenciones ya practicadas |
Como preparar la declaracion
Navega al modulo de declaraciones
Ve a Declaraciones > Retencion en la fuente (Formulario 350) en el menu lateral.
Selecciona el periodo
Elige el mes a declarar. Por ejemplo: Enero 2025.
El sistema valida que las transacciones del mes esten confirmadas y alerta si hay facturas de compra provisionales.
Revisa el calculo automatico
contable.io presenta un borrador organizado por tipo de retencion y concepto, siguiendo la estructura del Formulario 350:
Retenciones de renta:
| Renglon | Concepto | Base | Tarifa | Valor retenido |
|---|---|---|---|---|
| 27 | Compras generales | $15.000.000 | 2.5% | $375.000 |
| 29 | Servicios generales | $8.000.000 | 4% | $320.000 |
| 30 | Honorarios | $5.000.000 | 11% | $550.000 |
| 33 | Arrendamientos | $3.000.000 | 3.5% | $105.000 |
Retenciones de IVA:
| Renglon | Concepto | Base | Tarifa | Valor retenido |
|---|---|---|---|---|
| 75 | Retenciones de IVA practicadas | $4.370.000 | 15% | $655.500 |
Retenciones de ICA:
| Renglon | Concepto | Base | Tarifa | Valor retenido |
|---|---|---|---|---|
| 82 | Retenciones de ICA practicadas | $31.000.000 | Segun municipio | $248.000 |
Total a pagar:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Total retenciones de renta | $1.350.000 |
| Total retenciones de IVA | $655.500 |
| Total retenciones de ICA | $248.000 |
| Total a pagar | $2.253.500 |
Verifica los valores
Realiza las siguientes verificaciones:
- Cruza con el balance de prueba: Los totales deben coincidir con los saldos de las cuentas 2365 (ReteFuente), 2367 (ReteIVA) y 2368 (ReteICA)
- Verifica las tarifas por tercero: Confirma que cada proveedor tiene configurada la tarifa correcta segun su condicion tributaria (persona natural/juridica, declarante/no declarante, gran contribuyente, etc.)
- Revisa las bases minimas: Confirma que no se retuvo en facturas por debajo de la base minima en UVT
Realiza ajustes si es necesario
Si necesitas corregir algun valor (por ejemplo, ajustes de periodos anteriores o retenciones no registradas automaticamente), puedes editar los renglones manualmente con nota explicativa.
Exporta o presenta la declaracion
- Exportar borrador: Documento de revision para el contador
- Descargar prevalidador: Archivo compatible con el prevalidador DIAN para presentar en MUISCA
Cuentas contables involucradas
| Cuenta | Nombre | Uso |
|---|---|---|
| 2365 | Retencion en la fuente | ReteFuente practicada (por pagar a DIAN) |
| 236505 | Salarios y pagos laborales | Renta sobre nomina |
| 236515 | Honorarios | Renta sobre honorarios |
| 236525 | Compras | Renta sobre compras |
| 236530 | Servicios | Renta sobre servicios |
| 236540 | Arrendamientos | Renta sobre arriendos |
| 2367 | Impuesto a las ventas retenido | ReteIVA practicado |
| 2368 | Impuesto de industria y comercio retenido | ReteICA practicado |
Detalle por tercero
Ademas del reporte por concepto, contable.io genera un detalle por tercero que es util para:
- Emitir certificados de retencion: Cada tercero al que le practicaste retencion tiene derecho a un certificado anual
- Conciliar con proveedores: Si un proveedor reclama que la retencion fue incorrecta, puedes ver el detalle factura por factura
- Preparar informacion exogena: El detalle por tercero es la base para reportar medios magneticos a la DIAN
Preguntas frecuentes
Si no practique retenciones en el mes, debo presentar la declaracion?
No. A diferencia del IVA, la declaracion de retencion en la fuente solo es obligatoria si se practicaron retenciones durante el periodo. Si no hubo transacciones sujetas a retencion, no necesitas presentarla.
Como se configura la tarifa de retencion para cada proveedor?
En el modulo de Contactos, cada proveedor tiene una seccion de configuracion tributaria donde se define su tipo de contribuyente (persona natural o juridica, declarante o no declarante, regimen, etc.). contable.io usa esta informacion para aplicar la tarifa correcta automaticamente al registrar facturas de compra.
Que pasa si aplique una retencion incorrecta?
Si ya confirmaste la factura con una retencion incorrecta, puedes generar una nota credito para ajustar la retencion. El ajuste se refleja automaticamente en la declaracion del periodo en que se emitio la nota credito.
contable.io genera los certificados de retencion?
contable.io tiene la informacion necesaria para generar los certificados de retencion anual por tercero. Consulta el auxiliar de las cuentas 2365/2367/2368 filtrado por tercero y periodo para obtener los datos.
Que es la base minima y como se aplica?
La base minima es el valor a partir del cual se debe practicar la retencion. Si una factura esta por debajo de la base minima en UVT para el concepto correspondiente, no se retiene. contable.io valida automaticamente la base minima al registrar facturas de compra y solo aplica retencion cuando la base gravable supera el umbral.