Como registrar una factura de compra
Guia paso a paso para registrar facturas de compra, configurar impuestos y generar asientos contables automaticos en contable.io.
Las facturas de compra registran las adquisiciones de bienes y servicios de tu empresa. Al confirmarlas, contable.io genera automaticamente los asientos contables con IVA descontable, retenciones y cuentas por pagar.
Antes de empezar
Para registrar una factura de compra necesitas:
- Al menos un proveedor registrado en Contactos
- Al menos un producto o servicio creado en Inventario
- Tipos de impuesto configurados (IVA 19%, IVA 5%, excluido, etc.)
- Retenciones configuradas segun el regimen de tu empresa (ReteFuente, ReteICA, ReteIVA)
Registrar la factura
Navega a nueva factura de compra
Ve a Compras > Factura de compra en el menu lateral. Haz clic en el boton Nueva factura en la esquina superior derecha.
Selecciona el proveedor
Usa el campo de busqueda para encontrar el proveedor. Puedes buscar por nombre, razon social o NIT. Selecciona el proveedor de la lista desplegable.
Ingresa los datos de la factura
Completa los campos del encabezado:
- Numero de factura del proveedor: El numero que aparece en la factura que recibes
- Fecha de la factura: La fecha de emision del documento del proveedor
- Fecha de vencimiento: Cuando debes realizar el pago
- Forma de pago: Contado o credito
Agrega los items
Para cada producto o servicio de la factura:
- Busca el producto en el campo de busqueda de items
- Ajusta la cantidad recibida
- Verifica o modifica el precio unitario de compra
- El sistema calcula automaticamente el IVA segun el tipo de impuesto del producto
Revisa impuestos y retenciones
Verifica el desglose de impuestos en la parte inferior de la factura:
| Concepto | Descripcion |
|---|---|
| Subtotal | Suma de items antes de impuestos |
| IVA descontable | IVA pagado al proveedor (a tu favor) |
| ReteFuente | Retencion en la fuente aplicada sobre el subtotal |
| ReteICA | Retencion de Industria y Comercio (si aplica en tu municipio) |
| ReteIVA | Retencion sobre el IVA (15% del IVA, si eres agente retenedor) |
| Total a pagar | Subtotal + IVA - Retenciones |
Guarda la factura
Haz clic en Guardar. La factura se crea en estado provisional.
Estados de la factura de compra
| Estado | Significado |
|---|---|
| Provisional | Editable. No afecta la contabilidad. Puedes corregir datos libremente. |
| Confirmada | Inmutable. Se generan los asientos contables automaticos. |
| Anulada | Cancelada. Se genera asiento de reversa automaticamente. |
Asientos contables automaticos
Al confirmar una factura de compra, contable.io genera automaticamente el siguiente asiento:
| Cuenta | Debito | Credito |
|---|---|---|
| Gasto o costo (51XX / 61XX) | Subtotal | |
| IVA descontable (2408) | IVA | |
| Proveedores - Cuentas por pagar (2205) | Total factura | |
| ReteFuente (2365) | Valor retenido | |
| ReteICA (2368) | Valor retenido | |
| ReteIVA (2367) | Valor retenido |
Preguntas frecuentes
Que pasa si el proveedor no cobra IVA?
Si el producto esta configurado con tipo de impuesto Excluido o Exento, no se calcula IVA. El asiento contable solo incluira el gasto y la cuenta por pagar, sin la linea de IVA descontable.
Puedo editar una factura confirmada?
No. Las facturas confirmadas son inmutables para garantizar la integridad contable. Si necesitas corregir un error, debes crear una nota credito que ajuste los valores, o anular la factura y crear una nueva.
Como registro una factura con multiples tarifas de IVA?
Cada linea de item puede tener un tipo de impuesto diferente. Agrega los productos con IVA 19%, IVA 5% y excluidos en la misma factura. El sistema calcula el IVA de cada linea por separado y muestra el total desglosado.
Que cuenta contable se usa para el gasto?
La cuenta de gasto se toma de la configuracion del producto. Al crear o editar un producto en Inventario, puedes asignar la cuenta contable de gasto (clase 5) o costo de venta (clase 6) que corresponda.