Registrar un activo fijo
Como registrar un activo fijo con su costo, vida util, metodo de depreciacion y ubicacion en contable.io.
Los activos fijos son bienes de larga duracion que la empresa usa en su operacion y no estan destinados a la venta: edificios, vehiculos, maquinaria, muebles, equipos de computo, entre otros. contable.io gestiona su registro, depreciacion y eventual baja o disposicion.
Antes de empezar
Para registrar un activo fijo necesitas:
- Una categoria de activos configurada (ej: Edificios, Vehiculos, Equipos de computo)
- Las cuentas contables del activo activadas en el plan de cuentas (clase 15 - Propiedad, planta y equipo)
- Los datos de la compra o adquisicion: fecha, costo, proveedor, factura de soporte
Registrar el activo
Navega al modulo de activos fijos
En el menu lateral, ve a Activos fijos > Listado de activos. Haz clic en el boton + Nuevo activo.
Completa la informacion basica
- Nombre: Descripcion del activo (ej: “Camioneta Toyota Hilux 2024”, “Servidor Dell PowerEdge”)
- Codigo interno: Codigo o placa interna para identificacion fisica (ej: AF-001, VH-003)
- Categoria: Selecciona la categoria correspondiente (ej: Vehiculos, Equipo de computo)
- Numero de serie: Numero de serie del fabricante (opcional)
- Marca y modelo: Informacion del fabricante (opcional)
Configura los datos de adquisicion
- Fecha de compra: Fecha en que se adquirio el activo
- Fecha de inicio de depreciacion: Normalmente la fecha de compra, o la fecha en que el activo se pone en uso
- Costo de adquisicion: Valor total de compra incluyendo impuestos no recuperables, fletes y costos de instalacion
- Valor residual: Valor estimado al final de la vida util (puede ser $0)
- Proveedor: El proveedor que vendio el activo (opcional, para referencia)
- Factura de soporte: Numero de factura de compra (opcional)
Configura la depreciacion
- Metodo de depreciacion: Linea recta (por defecto en contable.io)
- Vida util (meses): Numero de meses durante los cuales se depreciara el activo
- Valor depreciable: Costo de adquisicion - Valor residual (calculado automaticamente)
- Depreciacion mensual: Valor depreciable / Vida util en meses (calculado automaticamente)
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Costo de adquisicion | $50,000,000 |
| Valor residual | $5,000,000 |
| Valor depreciable | $45,000,000 |
| Vida util | 60 meses (5 anos) |
| Depreciacion mensual | $750,000 |
Registra la ubicacion
- Sede o sucursal: Donde se encuentra fisicamente el activo
- Area o departamento: A que area esta asignado
- Responsable: Persona a cargo del activo (opcional)
Guarda el activo
Haz clic en Guardar. El activo se registra en estado Activo y la depreciacion comienza a calcularse desde la fecha de inicio configurada.
Asiento contable del registro
Al registrar el activo, contable.io genera el asiento de reconocimiento inicial:
| Cuenta | Debito | Credito |
|---|---|---|
| Propiedad, planta y equipo (15XX) | Costo de adquisicion | |
| Bancos / Cuentas por pagar (1110 / 2205) | Costo de adquisicion |
Estados del activo
| Estado | Significado |
|---|---|
| Activo | En uso. Se deprecia mensualmente. |
| Totalmente depreciado | Vida util cumplida. Valor en libros = valor residual. |
| Dado de baja | Retirado del patrimonio (vendido, donado, destruido). |
Informacion adicional
Mejoras y adiciones
Si realizas una mejora significativa que extiende la vida util o aumenta la capacidad del activo, puedes registrarla como una adicion al costo:
- Abre el activo en el modulo de activos fijos
- Haz clic en Registrar mejora
- Ingresa el valor de la mejora y la nueva vida util estimada
- El sistema recalcula la depreciacion mensual con el nuevo valor depreciable
Activos importados de otro sistema
Si migras activos desde otro sistema, registra la depreciacion acumulada al momento del registro para que contable.io continue la depreciacion correctamente:
- Costo de adquisicion: Valor original del activo
- Depreciacion acumulada: Total depreciado hasta la fecha de migracion
- Fecha de inicio: Fecha original de inicio de depreciacion
Preguntas frecuentes
Que valor uso como costo de adquisicion?
El costo incluye el precio de compra mas todos los costos necesarios para que el activo este listo para su uso. Si compraste una maquina por $10,000,000 y pagaste $500,000 de flete y $300,000 de instalacion, el costo de adquisicion es $10,800,000.
Puedo cambiar la vida util despues de registrar el activo?
Si, puedes ajustar la vida util en cualquier momento. El cambio se aplica prospectivamente: la depreciacion futura se recalcula con el valor en libros restante y la nueva vida util. Los periodos ya depreciados no se modifican.
Que es el valor residual?
Es el valor estimado que tendra el activo al final de su vida util. Por ejemplo, un vehiculo de $80,000,000 podria tener un valor residual de $15,000,000 si estimas que se puede vender por ese valor al retirarlo. Si no estimas valor residual, dejalo en $0.
Puedo registrar activos totalmente depreciados?
Si, puedes registrar activos que ya cumplieron su vida util pero siguen en uso. Registralos con costo de adquisicion y depreciacion acumulada igual al valor depreciable. El activo queda con estado Totalmente depreciado y valor en libros igual al valor residual.