Periodos contables
Como administrar los periodos contables: abrir, cerrar y controlar en que meses se puede registrar movimientos.
Los periodos contables definen los meses del ano fiscal en los que se pueden registrar transacciones. Cerrar un periodo impide que se hagan nuevos movimientos en ese mes, protegiendo la integridad de la informacion contable ya revisada.
Conceptos clave
| Concepto | Descripcion |
|---|---|
| Periodo abierto | Permite registrar, editar y confirmar transacciones |
| Periodo cerrado | No permite nuevos movimientos. Los datos estan protegidos |
| Ano fiscal | Normalmente va de enero a diciembre en Colombia |
Ver periodos contables
Navega a Configuracion > Periodos contables. Veras una tabla con los 12 meses del ano fiscal actual y su estado (abierto o cerrado).
Cerrar un periodo
Navega a Periodos contables
Ve a Configuracion > Periodos contables en el menu lateral.
Verifica que el periodo esta listo
Antes de cerrar un periodo, asegurate de que:
- Todas las transacciones del mes estan registradas y confirmadas
- La conciliacion bancaria esta completa
- Los ajustes contables necesarios (depreciaciones, provisiones) estan registrados
- No hay transacciones en estado provisional que pertenezcan a ese mes
Haz clic en Cerrar periodo
Selecciona el mes que deseas cerrar y haz clic en Cerrar. El sistema te pedira confirmar la accion.
Confirma el cierre
En el dialogo de confirmacion, revisa el resumen del periodo (numero de transacciones, balance general) y haz clic en Confirmar cierre.
Reabrir un periodo
Si necesitas hacer una correccion en un periodo ya cerrado, puedes reabrirlo temporalmente.
Navega a Periodos contables
Ve a Configuracion > Periodos contables.
Selecciona el periodo cerrado
Busca el mes que necesitas reabrir y haz clic en Reabrir.
Realiza las correcciones
Haz los ajustes o correcciones necesarias en las transacciones del periodo.
Vuelve a cerrar el periodo
Una vez completadas las correcciones, cierra el periodo nuevamente siguiendo el proceso de cierre.
Que sucede al intentar postear en un periodo cerrado
Si un usuario intenta crear o confirmar una transaccion con fecha en un periodo cerrado, el sistema mostrara un mensaje de error:
“No se puede registrar movimientos en el periodo [mes/ano] porque esta cerrado.”
Esto aplica a:
- Creacion de comprobantes contables
- Confirmacion de facturas de venta o compra
- Confirmacion de ajustes de inventario
- Cualquier operacion que genere asientos contables
Buenas practicas para el cierre de periodo
- Cierra los periodos en orden cronologico - No dejes meses intermedios abiertos
- Establece una fecha limite - Define con tu contador una fecha de corte mensual (ej: dia 15 del mes siguiente)
- Revisa el balance de comprobacion antes de cerrar para detectar inconsistencias
- Documenta las razones si necesitas reabrir un periodo cerrado
- No acumules meses abiertos - Cierra cada mes tan pronto esten completos los ajustes