Problemas de inventario
Solucion a problemas comunes de inventario: stock negativo, costos incorrectos, productos que no aparecen.
El modulo de inventarios maneja stock, costos y movimientos entre bodegas. Esta guia te ayuda a resolver los problemas mas frecuentes.
Stock negativo en un producto
Sintoma: Un producto muestra cantidad negativa en el reporte de inventario.
Causas posibles:
- Se vendio o despacho mas cantidad de la que habia en stock
- Un ajuste de salida se registro con una cantidad mayor a la existente
- Hay facturas de compra pendientes de confirmar que aun no suman al stock
Verifica los movimientos del producto
Ve a Inventario > Consultar stock, busca el producto y haz clic en Ver movimientos. Revisa la secuencia de entradas y salidas para identificar donde se genero el negativo.
Identifica la causa
Busca movimientos de salida que hayan reducido el stock por debajo de cero. Los casos mas comunes son:
- Una factura de venta confirmada antes de registrar la compra
- Un ajuste de salida con cantidad incorrecta
- Un traslado entre bodegas donde la bodega de origen no tenia suficiente stock
Corrige el stock
Segun la causa:
- Si falta una compra: Registra y confirma la factura de compra pendiente
- Si fue un ajuste incorrecto: Crea un ajuste de entrada por la diferencia
- Si fue un error de venta: Emite una nota credito para reversar la venta erronea
El costo unitario no coincide con lo esperado
Sintoma: El costo promedio de un producto muestra un valor diferente al esperado.
Causas posibles:
- Se registro una compra con un costo unitario incorrecto
- Los costos de aterrizaje (flete, arancel) no se incluyeron
- Hay un ajuste de inventario con costo incorrecto
Revisa el historial de costos
Ve a Inventario > Consultar stock, busca el producto y revisa el historial de costo promedio. Cada movimiento de entrada (compra, ajuste de entrada) afecta el costo promedio.
Entiende el calculo del costo promedio
contable.io usa el metodo de promedio ponderado:
Nuevo costo promedio = (Stock actual x Costo actual + Unidades nuevas x Costo nuevas) / (Stock actual + Unidades nuevas)Ejemplo:
- Tenias 10 unidades a $1.000 c/u (total $10.000)
- Compraste 5 unidades a $1.200 c/u (total $6.000)
- Nuevo costo promedio = ($10.000 + $6.000) / (10 + 5) = $1.066,67
Verifica las compras registradas
Revisa en Compras > Facturas de compra que los precios unitarios registrados sean correctos. Si hay un error, puedes corregirlo antes de confirmar la factura, o emitir una nota credito si ya esta confirmada.
Verifica los costos de aterrizaje
Si importas productos, revisa que los costos de aterrizaje (flete, seguro, arancel) se hayan asignado correctamente. Ve a Inventario > Costos de aterrizaje para verificar.
Un producto no aparece en los buscadores
Sintoma: Al crear una factura o ajuste de inventario, un producto que ya registraste no aparece en el buscador.
Verifica que el producto existe
Ve a Inventario > Productos y servicios y buscalo directamente en el listado.
Verifica el estado del producto
Si el producto esta inactivo, no aparecera en los buscadores de facturas y otros documentos. Activa el producto editando su ficha y marcandolo como activo.
Verifica el tipo de producto
- Productos (bienes tangibles): Aparecen en facturas de venta, compra y modulos de inventario
- Servicios: Aparecen en facturas pero no en modulos de inventario fisico (no manejan stock)
Si buscas un servicio en un ajuste de inventario, no aparecera porque los servicios no manejan stock.
Verifica la bodega seleccionada
En documentos que requieren seleccionar bodega, el buscador puede filtrar productos que tengan stock en esa bodega. Si el producto no tiene stock en la bodega seleccionada, podria no aparecer.
Stock en sistema no coincide con conteo fisico
Sintoma: Despues de un inventario fisico, las cantidades en contable.io difieren de las contadas.
Identifica las diferencias
Compara el reporte de stock de contable.io con tu conteo fisico producto por producto. Anota los sobrantes y faltantes.
Revisa movimientos recientes
Antes de crear ajustes, verifica si hay movimientos recientes que expliquen la diferencia:
- Facturas de compra sin confirmar (no suman al stock)
- Remisiones en transito (ya salieron de la bodega pero no han llegado)
- Traslados pendientes de confirmar
Crea un ajuste de inventario
Para corregir las diferencias, ve a Inventario > Ajustes de inventario y crea los ajustes necesarios:
- Ajuste de entrada para productos con faltante en el sistema (sobrante fisico)
- Ajuste de salida para productos con sobrante en el sistema (faltante fisico)
Documenta la justificacion detallada de cada ajuste para la auditoria.
Producto muestra costo $0
Sintoma: Un producto aparece con costo unitario en $0, lo que afecta el calculo del costo de venta.
Causas posibles:
- El producto fue creado sin costo inicial
- La primera compra del producto aun no se ha confirmado
- Se registro un ajuste de entrada con costo $0
Solucion:
- Si hay una factura de compra pendiente de confirmar que incluye el producto, confirmala para que el costo se actualice
- Si el producto necesita un costo inicial, crea un ajuste de entrada con la cantidad actual en bodega y el costo unitario correcto
- Si ya hay ventas registradas con costo $0, el sistema generara ajustes de COGS automaticamente cuando el costo se actualice