Certificados laborales
Como generar certificados laborales y de ingresos y retenciones para los empleados desde contable.io.
Los certificados laborales son documentos que acreditan la relacion laboral entre la empresa y el empleado. contable.io permite generar diferentes tipos de certificados de forma rapida, tanto desde el modulo administrativo como desde el portal del empleado.
Tipos de certificados
| Tipo | Contenido | Uso comun |
|---|---|---|
| Certificado laboral basico | Nombre, documento, cargo, fecha de ingreso, tipo de contrato, estado (activo/retirado) | Tramites bancarios, arriendo, creditos |
| Certificado laboral con salario | Incluye ademas el salario mensual actual | Solicitud de creditos, leasing |
| Certificado de ingresos y retenciones | Resumen anual de ingresos, aportes a seguridad social y retenciones en la fuente | Declaracion de renta del empleado |
Generar un certificado laboral
Navega al modulo de certificados
Ve a Nomina > Certificados en el menu lateral, o accede directamente desde el perfil del empleado en la seccion Certificados.
Selecciona el empleado
Busca y selecciona el empleado para el cual deseas generar el certificado.
Selecciona el tipo de certificado
Elige entre:
- Certificado laboral basico: Solo datos de vinculacion
- Certificado laboral con salario: Incluye el salario actual
Personaliza el contenido (opcional)
Puedes agregar informacion adicional:
- Dirigido a: Nombre de la entidad o persona destinataria (ej: “A quien interese”, “Banco Davivienda”)
- Observaciones: Texto adicional que deseas incluir (ej: “El empleado se encuentra a paz y salvo”)
Genera y descarga
Haz clic en Generar certificado. El sistema crea el PDF con:
- Membrete y logo de la empresa
- Datos del empleado y la relacion laboral
- Firma digital del representante legal (si esta configurada)
- Fecha de expedicion
Generar certificado de ingresos y retenciones
Navega a certificados de ingresos
Ve a Nomina > Certificados y selecciona la pestana Ingresos y retenciones.
Selecciona el ano
Elige el ano fiscal para el cual deseas generar el certificado. Solo puedes generar certificados de anos cuya nomina este completamente procesada.
Genera individual o masivo
- Individual: Selecciona un empleado y haz clic en Generar
- Masivo: Haz clic en Generar todos para crear los certificados de todos los empleados del ano
Revisa el contenido
El certificado incluye:
| Seccion | Detalle |
|---|---|
| Ingresos laborales | Salarios, horas extras, comisiones, bonificaciones, vacaciones, cesantias, intereses |
| Ingresos no constitutivos de renta | Aportes a pension obligatoria, aportes a salud obligatoria |
| Deducciones | Intereses de vivienda, medicina prepagada, dependientes |
| Rentas exentas | 25% del salario (limite legal) |
| Retenciones en la fuente | Total retenido durante el ano |
Descarga o envia
- Descargar PDF: Descarga individual o masiva (ZIP)
- Enviar por email: Envia el certificado al correo del empleado
Certificados para empleados retirados
Los certificados laborales tambien se pueden generar para empleados con estado Inactivo (retirados). El certificado incluye las fechas de ingreso y retiro, y especifica que la relacion laboral ha terminado.
Para el certificado de ingresos y retenciones de empleados retirados, el sistema calcula los valores del periodo trabajado durante el ano (no del ano completo).
Acceso desde el portal del empleado
Los empleados con acceso al portal pueden generar sus propios certificados:
- Ingresa al portal con sus credenciales
- Ve a Mis certificados
- Selecciona el tipo de certificado
- Descarga el PDF
Preguntas frecuentes
Cuantos certificados puedo generar?
No hay limite. Puedes generar certificados las veces que sea necesario. Cada generacion crea un documento nuevo con la fecha de expedicion actual.
Puedo editar el texto del certificado?
El certificado laboral permite agregar observaciones personalizadas. El resto del contenido se genera automaticamente a partir de los datos del empleado y no es editable directamente para garantizar la veracidad de la informacion.
Como configuro la firma digital?
Ve a Configuracion > Empresa y sube la imagen de la firma del representante legal. Esta firma aparecera automaticamente en todos los certificados generados.
El certificado tiene algun costo?
No, la generacion de certificados esta incluida en la funcionalidad del modulo de nomina de contable.io sin costo adicional.