Configuracion de facturacion electronica DIAN
Como configurar la conexion con la DIAN para emitir y recibir facturas electronicas desde contable.io.
Para emitir facturas electronicas validas ante la DIAN, tu empresa necesita estar configurada con un certificado digital, una resolucion de facturacion vigente y los datos de habilitacion. Esta guia te lleva paso a paso por el proceso completo.
Antes de empezar
Necesitas tener a mano:
- Certificado digital (.p12 o .pfx) emitido por una entidad certificadora autorizada
- Contrasena del certificado digital
- Resolucion de facturacion vigente emitida por la DIAN (numero, rango de numeracion, fecha de vigencia)
- NIT de la empresa correctamente configurado en contable.io
Paso 1: Cargar el certificado digital
Navega a Configuracion DIAN
Ve a Configuracion > Integracion DIAN en el menu lateral.
Sube el certificado
En la seccion Certificado digital, haz clic en Cargar certificado y selecciona el archivo .p12 o .pfx de tu certificado digital.
Ingresa la contrasena
Escribe la contrasena del certificado. contable.io la almacena de forma encriptada y nunca la muestra en texto plano.
Verifica el certificado
Haz clic en Probar conexion para verificar que el certificado es valido y que contable.io puede comunicarse con los servicios web de la DIAN. Debes ver un mensaje de confirmacion exitosa.
Paso 2: Configurar la resolucion de facturacion
Accede a la seccion de resoluciones
En la misma pagina de configuracion DIAN, baja hasta la seccion Resoluciones de facturacion.
Registra la resolucion
Ingresa los datos de tu resolucion vigente:
| Campo | Descripcion | Ejemplo |
|---|---|---|
| Numero de resolucion | Numero asignado por la DIAN | 18764005678899 |
| Prefijo | Prefijo de la numeracion (si aplica) | FV |
| Rango desde | Primer numero autorizado | 1 |
| Rango hasta | Ultimo numero autorizado | 5000 |
| Fecha de inicio | Desde cuando es valida | 2025-01-15 |
| Fecha de fin | Hasta cuando es valida | 2026-07-15 |
Guarda la resolucion
Haz clic en Guardar. La resolucion queda activa y el sistema la usara automaticamente al emitir facturas electronicas.
Paso 3: Modo de pruebas vs produccion
La DIAN ofrece dos ambientes para facturacion electronica:
| Modo | Uso | Documentos validos |
|---|---|---|
| Pruebas (habilitacion) | Validar que tu configuracion funciona antes de salir a produccion | No tienen valor fiscal |
| Produccion | Emision real de facturas electronicas con validez fiscal | Si, son documentos oficiales |
Selecciona el ambiente
En la seccion Ambiente, selecciona Pruebas para empezar. Esto te permite emitir facturas de prueba sin generar documentos fiscales reales.
Emite facturas de prueba
Crea y emite una o mas facturas de prueba para verificar que:
- El certificado firma correctamente
- La resolucion se aplica al documento
- La DIAN acepta el XML generado
- Recibes el CUFE de respuesta
Cambia a produccion
Una vez que las pruebas sean exitosas, cambia el ambiente a Produccion. A partir de este momento, todas las facturas emitidas tienen validez fiscal ante la DIAN.
Paso 4: Resolucion para Documento Soporte (tipo 05)
El Documento Soporte en Adquisiciones a Sujetos No Obligados a Facturar (tipo DIAN 05, Resolucion DIAN 167 de 2024) es el documento que TU empresa emite cuando compras bienes o servicios a un proveedor que no esta obligado a facturar electronicamente (personas naturales del regimen simple bajo umbral, agricultores, etc.). Sin un Documento Soporte transmitido a la DIAN, esa compra no es deducible en renta.
Solicita la resolucion en MUISCA
Antes de configurarla en contable.io, debes solicitar la resolucion a la DIAN desde el portal MUISCA. El nombre exacto del tramite es “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”. La DIAN te asignara un numero de resolucion, un prefijo y un rango de numeracion propios.
Abre la pagina de Numeraciones
Tienes dos formas de llegar:
- Opcion A (rapida): ve directo a
app.contable.io/settings/numeraciones. - Opcion B (navegando): desde Configuracion > Facturacion electronica, baja hasta la seccion Resoluciones de facturacion y haz clic en el boton Administrar Numeraciones (esquina superior derecha de la card).
Crea una nueva numeracion
Haz clic en el boton Crear numeracion. Se abrira el formulario de resolucion.
Selecciona el tipo de documento
En el campo Tipo de documento, despliega el selector y elige:
05 - Documento soporte (adq. no obligados)
Al seleccionarlo veras un recuadro informativo en color teal que confirma que estas configurando una resolucion DS bajo la Resolucion DIAN 167/2024.
Llena los datos de la resolucion
Ingresa los datos exactamente como aparecen en la resolucion que te emitio la DIAN:
| Campo | Descripcion | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre | Etiqueta interna para identificarla en contable.io | DS Proveedores no obligados |
| Prefijo | Prefijo asignado por la DIAN (debe ser diferente al de FV) | DS |
| Numero de resolucion | Numero asignado por la DIAN | 18764012345678 |
| Fecha de resolucion | Fecha en que la DIAN emitio la resolucion | 2026-01-15 |
| Vigencia desde / hasta | Periodo de validez de la resolucion | 2026-01-15 a 2027-01-14 |
| Rango desde / hasta | Numeracion autorizada por la DIAN | 1 a 5000 |
| Clave tecnica | Clave tecnica entregada por la DIAN para el calculo del CUDS | (string entregado por DIAN) |
| Ambiente | Habilitacion (pruebas) o Produccion | Habilitacion para empezar |
Guarda y verifica
Haz clic en Guardar. La resolucion aparecera en el listado de Numeraciones con el badge DS y el indicador del rango disponible. A partir de ese momento, contable.io ya puede emitir Documentos Soporte usando esa resolucion.
Diferencias clave: Factura de venta vs Documento Soporte
| Aspecto | Factura de venta (tipo 01) | Documento Soporte (tipo 05) |
|---|---|---|
| Quien lo emite | Tu empresa, al vender | Tu empresa, al comprar a no obligados |
| Contraparte | Cliente | Proveedor no obligado a facturar |
| Codigo unico | CUFE | CUDS (Codigo Unico de Documento Soporte) |
| Resolucion DIAN | Tipo 01 | Tipo 05 (Res. 167/2024) |
| Prefijo recomendado | FEV, FE, FV | DS, DSP, SOP |
| Certificado digital | El mismo certificado P12 | El mismo certificado P12 |
| Transmision a DIAN | SendBillAsync (UBL 2.1) | SendBillAsync (UBL 2.1, mismo canal) |
Estado de la configuracion
En la parte superior de la pagina de configuracion DIAN veras un resumen del estado:
| Indicador | Significado |
|---|---|
| Certificado valido | El certificado esta cargado y no ha expirado |
| Certificado por vencer | El certificado vence en menos de 30 dias |
| Resolucion activa | Hay al menos una resolucion vigente con rango disponible |
| Resolucion por agotar | Queda menos del 10% del rango de numeracion |
| Conexion DIAN OK | La ultima prueba de conexion fue exitosa |
Preguntas frecuentes
Que pasa cuando se agota el rango de numeracion?
contable.io te notifica cuando queda menos del 10% del rango disponible. Debes solicitar una nueva resolucion a la DIAN y registrarla en el sistema antes de que se agote el rango actual. Si el rango se agota, no podras emitir nuevas facturas electronicas.
Puedo usar el mismo certificado para varias empresas?
No. Cada empresa debe tener su propio certificado digital vinculado a su NIT. El certificado es especifico para cada persona juridica o natural.
Que hago si el certificado expira?
Debes renovar el certificado con tu entidad certificadora y cargarlo nuevamente en contable.io. Mientras el certificado este expirado, no podras emitir facturas electronicas.
Como se que estoy en modo produccion?
En la pagina de configuracion DIAN veras claramente el ambiente activo. En modo produccion aparece una etiqueta destacada con el texto PRODUCCION.