Auxiliares por tercero
Consulta los movimientos detallados de cada cuenta contable desglosados por tercero (cliente, proveedor, empleado).
El reporte de auxiliares por tercero muestra los movimientos detallados de una cuenta contable desglosados por cada tercero (cliente, proveedor, empleado u otro contacto). Es la herramienta clave para responder preguntas como “cuanto le debemos al proveedor XYZ?” o “que movimientos tiene el cliente ABC en cuentas por cobrar?”.
Para que sirve
- Conciliacion con terceros: Verificar que los saldos coinciden con los estados de cuenta de proveedores o clientes
- Detalle de movimientos: Ver cada transaccion que afecto la relacion con un tercero especifico
- Gestion de cobro: Conocer el historico de pagos y facturas de cada cliente
- Auditoria de proveedores: Verificar los pagos realizados y las facturas pendientes
Como generar el auxiliar
Navega al reporte
Ve a Reportes > Auxiliares por tercero en el menu lateral.
Selecciona la cuenta contable
Elige la cuenta que deseas consultar. Las cuentas mas comunes para auxiliares por tercero son:
| Cuenta | Nombre | Uso |
|---|---|---|
| 1305 | Clientes | Cuentas por cobrar a clientes |
| 2205 | Proveedores nacionales | Cuentas por pagar a proveedores |
| 2335 | Costos y gastos por pagar | Obligaciones por pagar |
| 1355 | Anticipos de impuestos | Retenciones practicadas |
Selecciona el tercero (opcional)
- Tercero especifico: Busca por nombre o NIT para ver los movimientos de un solo tercero
- Todos los terceros: Deja el campo vacio para generar el auxiliar de todos los terceros que tengan movimiento en la cuenta
Configura el periodo
- Fecha desde: Inicio del periodo a consultar
- Fecha hasta: Fin del periodo a consultar
Genera el reporte
Haz clic en Generar. El sistema muestra los movimientos organizados por tercero con saldos calculados.
Como leer el reporte
Vista por tercero especifico
Cuando consultas un tercero especifico, el reporte se presenta similar al libro mayor pero filtrado:
Cuenta: 1305 - Clientes | Tercero: ABC S.A.S. (NIT 900.123.456-7)
Saldo inicial al 01/01/2025: $3.000.000
| Fecha | Comprobante | Descripcion | Debito | Credito | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 05/01 | FV-001 | Factura de venta enero | $5.950.000 | $8.950.000 | |
| 15/01 | RC-008 | Pago recibido transferencia | $3.000.000 | $5.950.000 | |
| 20/01 | FV-005 | Factura de venta enero | $2.380.000 | $8.330.000 | |
| 28/01 | NC-002 | Nota credito devolucion | $595.000 | $7.735.000 |
Saldo final al 31/01/2025: $7.735.000
Vista de todos los terceros
Cuando consultas todos los terceros, el reporte muestra un resumen por cada uno:
| Tercero | NIT | Saldo inicial | Debitos | Creditos | Saldo final |
|---|---|---|---|---|---|
| ABC S.A.S. | 900.123.456-7 | $3.000.000 | $8.330.000 | $3.595.000 | $7.735.000 |
| DEF Ltda. | 800.456.789-1 | $1.500.000 | $4.760.000 | $3.500.000 | $2.760.000 |
| GHI & Cia. | 900.789.012-3 | $0 | $2.380.000 | $0 | $2.380.000 |
| Totales | $4.500.000 | $15.470.000 | $7.095.000 | $12.875.000 |
Filtros adicionales
- Centro de costo: Ver solo movimientos asociados a un centro de costo
- Tipo de comprobante: Filtrar por facturas, pagos, notas credito, etc.
Casos de uso comunes
Conciliar con un proveedor
Cuando un proveedor envia su estado de cuenta, genera el auxiliar de la cuenta 2205 filtrado por ese proveedor. Compara cada factura y pago registrado en contable.io con el estado de cuenta del proveedor para identificar diferencias.
Verificar saldo de un cliente
Antes de aprobar un nuevo pedido o despacho, consulta el auxiliar de la cuenta 1305 filtrado por el cliente para conocer su saldo pendiente y su historico de pagos.
Preparar certificados de retencion
Para emitir certificados de retencion en la fuente a un tercero, consulta el auxiliar de la cuenta 2365 (Retencion en la fuente) filtrado por el tercero y el periodo fiscal correspondiente.
Exportar
| Formato | Uso recomendado |
|---|---|
| Enviar al tercero para conciliacion, archivo de auditoria | |
| Excel | Analisis detallado, cruces con estados de cuenta externos |
Haz clic en Exportar y selecciona el formato deseado. El archivo incluye la informacion del tercero, la cuenta, el periodo y todos los movimientos con saldos.
Preguntas frecuentes
Puedo generar auxiliares de cuentas que no son de terceros?
Si. El reporte funciona con cualquier cuenta contable, pero es mas util en cuentas que manejan terceros: clientes, proveedores, anticipos, retenciones, etc. Para cuentas como Bancos o Gastos, el libro mayor puede ser mas practico.
El saldo final no coincide con el balance de prueba. Que hago?
Revisa si hay transacciones en la cuenta sin tercero asignado. Estas transacciones aparecen en el libro mayor pero no se atribuyen a ningun tercero en el auxiliar. Corrige las transacciones asignando el tercero correcto.
Puedo ver el auxiliar de un periodo ya cerrado?
Si. Puedes consultar auxiliares de cualquier periodo historico. Los datos son de solo lectura para periodos cerrados.