Como gestionar notas credito de compra
Aprende cuando y como crear notas credito de compra para devoluciones, descuentos o correcciones en facturas de proveedores.
Las notas credito de compra permiten registrar devoluciones, descuentos posteriores o correcciones sobre facturas ya confirmadas de tus proveedores. Al confirmarlas, revierten parcial o totalmente los asientos contables de la factura original.
Antes de empezar
Para crear una nota credito de compra necesitas:
- Una factura de compra confirmada a la que aplicar la nota credito
- El motivo de la nota: devolucion de mercancia, descuento otorgado por el proveedor, error en facturacion, etc.
Cuando usar una nota credito de compra
| Escenario | Ejemplo |
|---|---|
| Devolucion de mercancia | Devolviste 10 unidades defectuosas al proveedor |
| Descuento posterior | El proveedor otorga un descuento por pronto pago |
| Error en facturacion | La factura tiene un precio incorrecto que el proveedor corrige |
| Bonificacion | El proveedor emite una nota credito por bonificacion comercial |
Crear la nota credito
Navega a la factura original
Ve a Compras > Factura de compra y busca la factura sobre la que necesitas crear la nota credito. Abre el detalle de la factura.
Inicia la nota credito
Desde el detalle de la factura, haz clic en el boton Crear nota credito. El sistema crea automaticamente un borrador con los datos de la factura original prellenados.
Ajusta los items
Por defecto, la nota credito incluye todos los items de la factura original. Ajusta segun el caso:
- Devolucion parcial: Modifica la cantidad al numero de unidades devueltas
- Devolucion total: Deja todos los items con las cantidades originales
- Descuento: Ajusta los precios unitarios al valor del descuento
- Correccion de precio: Registra solo la diferencia entre el precio facturado y el correcto
Verifica impuestos
El sistema recalcula automaticamente los impuestos segun los items ajustados:
- IVA: Se ajusta proporcionalmente a los items de la nota credito
- Retenciones: Si la factura original tenia retenciones, la nota credito las revierte proporcionalmente
Ingresa datos adicionales
- Numero de nota credito del proveedor: El numero del documento que emitio tu proveedor
- Fecha: La fecha de emision de la nota credito
- Motivo: Descripcion del motivo de la nota credito
Guarda la nota credito
Haz clic en Guardar. La nota credito se crea en estado provisional para tu revision.
Confirmar la nota credito
Una vez revisada, confirma la nota credito para que afecte la contabilidad:
- Abre la nota credito desde el listado
- Verifica los montos y cuentas contables
- Haz clic en Confirmar
Asientos contables automaticos
Al confirmar una nota credito de compra, el sistema genera un asiento que revierte parcial o totalmente el asiento de la factura original:
| Cuenta | Debito | Credito |
|---|---|---|
| Proveedores - Cuentas por pagar (2205) | Monto de la nota | |
| Gasto o costo (51XX / 61XX) | Subtotal de la nota | |
| IVA descontable (2408) | IVA de la nota | |
| ReteFuente (2365) | Retencion revertida | |
| ReteICA (2368) | Retencion revertida | |
| ReteIVA (2367) | Retencion revertida |
Impacto en cuentas por pagar
La nota credito reduce el saldo pendiente con el proveedor:
- Si la factura ya fue pagada: Se genera un saldo a favor con el proveedor que puedes aplicar a futuras facturas
- Si la factura tiene saldo pendiente: Se reduce el monto que debes pagar al proveedor
Preguntas frecuentes
Puedo crear una nota credito sobre una factura ya pagada?
Si. La nota credito se aplica independientemente del estado de pago. Si la factura ya fue pagada, la nota credito genera un saldo a favor con el proveedor.
Puedo crear varias notas credito sobre la misma factura?
Si, siempre que el total de notas credito no supere el valor de la factura original. El sistema valida que no se exceda el monto facturado.
Se puede anular una nota credito confirmada?
Si. Puedes anular la nota credito, lo que genera un asiento de reversa adicional que anula el efecto de la nota credito. El saldo de la factura original vuelve a su estado anterior.
Las notas credito importadas de la DIAN se vinculan automaticamente?
Si. Cuando importas una nota credito electronica desde la DIAN y el XML contiene la referencia a la factura original, contable.io intenta vincularla automaticamente.