Provisiones de nomina
Como calcular y contabilizar provisiones mensuales de cesantias, intereses, prima de servicios y vacaciones.
Las provisiones de nomina son reservas contables mensuales que anticipan el gasto de las prestaciones sociales. Al provisionar cada mes, la empresa distribuye el costo de cesantias, intereses, prima y vacaciones de forma uniforme, evitando un impacto financiero concentrado en el momento del pago.
Por que provisionar?
Las prestaciones sociales se causan dia a dia pero se pagan en fechas especificas:
| Prestacion | Momento del pago |
|---|---|
| Cesantias | Consignacion al fondo antes del 14 de febrero |
| Intereses sobre cesantias | Pago al empleado antes del 31 de enero |
| Prima de servicios | 30 de junio y 20 de diciembre |
| Vacaciones | Cuando el empleado las disfruta |
Sin provisiones, en junio y diciembre la empresa tendria un gasto extraordinario por prima, y en febrero por cesantias. Las provisiones distribuyen ese gasto mes a mes.
Formulas de provision mensual
| Prestacion | Formula mensual | Porcentaje aprox. |
|---|---|---|
| Cesantias | (Salario + Aux. transporte) / 12 | 8.33% |
| Intereses sobre cesantias | Cesantias provisionadas x 12% / 12 | 1% |
| Prima de servicios | (Salario + Aux. transporte) / 12 | 8.33% |
| Vacaciones | Salario basico / 24 | 4.17% |
Calcular provisiones
Navega a provisiones
Ve a Nomina > Provisiones en el menu lateral.
Selecciona el mes
Elige el mes para el cual deseas calcular las provisiones. El sistema toma como base los salarios y novedades del periodo de nomina correspondiente.
Ejecuta el calculo
Haz clic en Calcular provisiones. contable.io calcula para cada empleado activo:
- Provision de cesantias del mes
- Provision de intereses sobre cesantias
- Provision de prima de servicios
- Provision de vacaciones
Revisa el detalle
El sistema muestra un resumen por empleado y por concepto:
| Empleado | Cesantias | Intereses | Prima | Vacaciones | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Juan Perez | $183,333 | $18,333 | $183,333 | $83,333 | $468,332 |
| Maria Lopez | $150,000 | $15,000 | $150,000 | $62,500 | $377,500 |
| Total | $333,333 | $33,333 | $333,333 | $145,833 | $845,832 |
Aprueba las provisiones
Si los valores son correctos, haz clic en Aprobar provisiones. El sistema genera los asientos contables correspondientes.
Asientos contables de provisiones
Al aprobar, contable.io genera el siguiente asiento:
| Cuenta | Debito | Credito |
|---|---|---|
| Gasto provision cesantias (5110) | $333,333 | |
| Gasto provision intereses cesantias (5115) | $33,333 | |
| Gasto provision prima (5120) | $333,333 | |
| Gasto provision vacaciones (5125) | $145,833 | |
| Provision cesantias por pagar (2610) | $333,333 | |
| Provision intereses cesantias por pagar (2615) | $33,333 | |
| Provision prima por pagar (2620) | $333,333 | |
| Provision vacaciones por pagar (2625) | $145,833 |
Uso de las provisiones
Cuando llega el momento de pagar las prestaciones, se reversa la provision acumulada:
Ejemplo: Pago de prima en junio
| Cuenta | Debito | Credito |
|---|---|---|
| Provision prima por pagar (2620) | $1,000,000 | |
| Gasto prima (5120) | $100,000 | |
| Bancos (1110) | $1,100,000 |
Provisiones y liquidacion de contrato
Cuando un empleado se retira, las provisiones acumuladas se aplican contra la liquidacion de terminacion. El asiento reversa las provisiones existentes y registra el pago real de las prestaciones.
Preguntas frecuentes
Debo provisionar todos los meses?
Si. La provision mensual es una buena practica contable y un requisito de las NIIF. Permite distribuir el gasto uniformemente y tener una imagen financiera precisa cada mes.
Que pasa si no provisione meses anteriores?
Puedes calcular provisiones retroactivamente. contable.io permite seleccionar meses anteriores y genera los asientos con la fecha correspondiente. Los valores se calculan con los salarios vigentes de cada mes.
Las provisiones afectan el flujo de caja?
No directamente. Las provisiones son un registro contable (gasto y pasivo) pero no implican salida de dinero. El flujo de caja se afecta cuando efectivamente pagas las prestaciones (prima, consignacion de cesantias, etc.).
Como se manejan las provisiones para salario integral?
Los empleados con salario integral no generan provisiones de cesantias, intereses sobre cesantias ni prima, ya que estas prestaciones estan incluidas en el salario. Solo se provisiona vacaciones.