Liquidar nomina
Guia completa para liquidar nomina: calculo de salario, horas extras, deducciones de salud y pension, retencion en la fuente y neto a pagar.
La liquidacion de nomina es el proceso de calcular cuanto devenga y cuanto se le descuenta a cada empleado para determinar el valor neto a pagar. contable.io automatiza los calculos segun la legislacion laboral colombiana.
Antes de empezar
Para liquidar nomina necesitas:
- Empleados activos registrados con su salario y tipo de contrato
- Un periodo de nomina en estado Abierto
- Novedades del periodo registradas (horas extras, incapacidades, comisiones, etc.)
Estructura de la liquidacion
La nomina se compone de tres grandes bloques:
DEVENGADO (lo que gana el empleado)
- DEDUCCIONES (lo que se le descuenta)
= NETO A PAGAR (lo que recibe)Devengado
| Concepto | Calculo |
|---|---|
| Salario basico | Salario mensual / dias del mes x dias trabajados |
| Auxilio de transporte | Aplica si el salario es igual o menor a 2 SMLV. Valor fijado por ley anualmente. |
| Horas extras diurnas | Valor hora x 1.25 x numero de horas |
| Horas extras nocturnas | Valor hora x 1.75 x numero de horas |
| Horas extras dominical diurna | Valor hora x 2.0 x numero de horas |
| Horas extras dominical nocturna | Valor hora x 2.5 x numero de horas |
| Recargo nocturno | Valor hora x 0.35 x numero de horas |
| Recargo dominical | Valor hora x 0.75 x numero de horas |
| Comisiones | Valor registrado como novedad |
| Bonificaciones | Valor registrado como novedad |
Deducciones del empleado
| Concepto | Porcentaje | Base de calculo |
|---|---|---|
| Salud (EPS) | 4% | Salario base + horas extras + comisiones (sin auxilio de transporte) |
| Pension (AFP) | 4% | Salario base + horas extras + comisiones (sin auxilio de transporte) |
| Fondo de solidaridad pensional | 1% adicional | Solo si el salario es igual o mayor a 4 SMLV |
| Retencion en la fuente | Variable | Segun tabla de retencion vigente (procedimiento 1 o 2) |
| Prestamos | Cuota fija | Segun el prestamo registrado |
| Otros descuentos | Variable | Embargos, libranzas, cuotas sindicales |
Aportes del empleador (no descuentan al empleado)
| Concepto | Porcentaje | Base |
|---|---|---|
| Salud (EPS) | 8.5% | IBC |
| Pension (AFP) | 12% | IBC |
| ARL | 0.522% - 6.96% | IBC |
| Caja de compensacion | 4% | IBC |
| ICBF | 3% | IBC (solo si no aplica exoneracion) |
| SENA | 2% | IBC (solo si no aplica exoneracion) |
Liquidar la nomina paso a paso
Navega al periodo a liquidar
Ve a Nomina > Periodos y haz clic en el periodo que deseas liquidar. Debe estar en estado Abierto.
Verifica las novedades
Revisa la seccion de Novedades del periodo. Confirma que estan registradas todas las horas extras, incapacidades, comisiones y descuentos del periodo.
Inicia la liquidacion
Haz clic en el boton Liquidar nomina. contable.io procesa automaticamente cada empleado activo:
- Calcula el devengado (salario, auxilio de transporte, horas extras, comisiones)
- Calcula las deducciones (salud 4%, pension 4%, retencion en la fuente, prestamos)
- Calcula los aportes del empleador (salud 8.5%, pension 12%, ARL, parafiscales)
- Determina el neto a pagar (devengado - deducciones)
Revisa el resumen de liquidacion
El sistema presenta un resumen con todos los empleados:
| Columna | Descripcion |
|---|---|
| Empleado | Nombre completo |
| Dias trabajados | Dias del periodo efectivamente trabajados |
| Devengado | Total de ingresos del periodo |
| Deducciones | Total de descuentos al empleado |
| Neto a pagar | Valor que recibe el empleado |
Puedes hacer clic en cada empleado para ver el desglose completo de su liquidacion.
Aprueba o ajusta
- Si todo esta correcto, haz clic en Aprobar liquidacion. El periodo pasa a estado Procesado.
- Si necesitas corregir algo, haz clic en Devolver a Abierto, ajusta las novedades y reliquida.
Ejemplo de liquidacion
Empleado con salario de $2,000,000 mensuales, con 8 horas extras diurnas en el periodo:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Devengado | |
| Salario basico | $2,000,000 |
| Auxilio de transporte | $200,000 |
| Horas extras diurnas (8h) | $104,167 |
| Total devengado | $2,304,167 |
| Deducciones | |
| Salud 4% (sobre $2,104,167) | -$84,167 |
| Pension 4% (sobre $2,104,167) | -$84,167 |
| Total deducciones | -$168,334 |
| Neto a pagar | $2,135,833 |
Asientos contables generados
Al aprobar la liquidacion, contable.io genera automaticamente los asientos contables:
| Cuenta | Debito | Credito |
|---|---|---|
| Gastos de personal - Sueldos (5105) | Salario + extras | |
| Gastos de personal - Auxilio transporte (510506) | Aux. transporte | |
| Gastos de personal - Aportes EPS empleador (510568) | 8.5% | |
| Gastos de personal - Aportes pension empleador (510570) | 12% | |
| Gastos de personal - ARL (510568) | % ARL | |
| Gastos de personal - Caja compensacion (510572) | 4% | |
| Aportes EPS por pagar (2370) | Total salud | |
| Aportes pension por pagar (2380) | Total pension | |
| Aportes ARL por pagar (2370) | Total ARL | |
| Aportes parafiscales por pagar (2370) | Total parafiscales | |
| Retencion en la fuente por pagar (2365) | Retencion | |
| Nomina por pagar (2505) | Neto a pagar |
Retencion en la fuente sobre salarios
contable.io calcula la retencion en la fuente sobre salarios usando los procedimientos establecidos por la DIAN:
- Procedimiento 1: Calculo mensual basado en la tabla de rangos del UVT
- Procedimiento 2: Calculo basado en el porcentaje fijo semestral
El sistema aplica automaticamente el procedimiento configurado para la empresa y calcula las deducciones permitidas (salud, pension, dependientes, vivienda).
Preguntas frecuentes
Que pasa si un empleado no trabajo todo el periodo?
contable.io calcula proporcionalmente el salario y el auxilio de transporte segun los dias efectivamente trabajados. Ingresa los dias de ausencia como novedades (incapacidad, licencia, etc.).
Como manejo las incapacidades?
Registra la incapacidad como novedad del periodo con las fechas correspondientes. El sistema descuenta los dias y calcula el subsidio de incapacidad segun si es de origen comun (EPS paga desde el dia 3) o laboral (ARL paga desde el dia 1).
Puedo liquidar solo un empleado?
Si, puedes seleccionar empleados especificos para liquidar. Esto es util cuando necesitas ajustar la nomina de un empleado sin afectar a los demas.
Que es la base de retencion?
Es el valor sobre el cual se calcula la retencion en la fuente. Se obtiene restando al total de ingresos las deducciones permitidas por ley (aportes a salud, pension, intereses de vivienda, dependientes, etc.).