Registrar empleados
Como registrar empleados con su informacion personal, tipo de contrato, salario y horario laboral en contable.io.
Los empleados son la base del modulo de nomina. Antes de liquidar nomina, generar desprendibles o reportar a la PILA, necesitas registrar cada empleado con su informacion contractual y salarial.
Antes de empezar
Para registrar un empleado necesitas:
- Los datos personales del empleado (nombre completo, tipo y numero de documento)
- La informacion del contrato laboral (tipo, fecha de inicio, cargo)
- El salario pactado
- El horario de trabajo que aplica
Registrar un empleado
Navega al modulo de nomina
En el menu lateral, ve a Nomina > Empleados. Haz clic en el boton + Nuevo empleado.
Completa los datos personales
- Nombres: Nombres del empleado
- Apellidos: Apellidos del empleado
- Tipo de documento: Cedula de ciudadania, cedula de extranjeria, pasaporte, etc.
- Numero de documento: Numero del documento de identidad
- Fecha de nacimiento: Fecha de nacimiento del empleado
- Correo electronico: Email de contacto (se usa para enviar desprendibles y acceso al portal)
- Telefono: Numero de contacto (opcional)
- Direccion: Direccion de residencia (opcional)
Configura la informacion contractual
- Tipo de contrato: Selecciona el tipo de contrato:
| Tipo de contrato | Descripcion |
|---|---|
| Termino indefinido | Sin fecha de finalizacion. El mas comun en Colombia. |
| Termino fijo | Con fecha de inicio y finalizacion definidas. Requiere fecha de fin. |
| Obra o labor | Dura lo que dure la obra o tarea contratada. |
| Prestacion de servicios | Contratista independiente. No genera prestaciones sociales. |
- Fecha de inicio: Fecha en que el empleado comenzo a trabajar
- Fecha de fin: Solo para contratos a termino fijo u obra o labor
- Cargo: Titulo del puesto (ej: Asistente contable, Gerente comercial)
- Area o departamento: Division de la empresa a la que pertenece (opcional)
Configura el salario
- Salario mensual: Valor del salario base pactado
- Tipo de salario: Ordinario o integral
Configura el horario de trabajo
- Jornada laboral: Selecciona el horario que aplica al empleado:
| Jornada | Horas semanales | Descripcion |
|---|---|---|
| Tiempo completo | 47 horas | Jornada ordinaria legal en Colombia |
| Medio tiempo | 23.5 horas | La mitad de la jornada ordinaria |
| Personalizada | Variable | Define horarios por dia |
El horario es importante para calcular correctamente las horas extras y recargos nocturnos.
Guarda el empleado
Haz clic en Guardar. El empleado queda activo y disponible para incluirlo en la liquidacion de nomina.
Estados del empleado
| Estado | Significado |
|---|---|
| Activo | Empleado vigente. Se incluye en la liquidacion de nomina. |
| Inactivo | Empleado retirado o con contrato terminado. No se incluye en nomina. |
| Vacaciones | En periodo de vacaciones. Se liquidan dias de vacaciones. |
| Licencia | En licencia (maternidad, enfermedad, etc.). |
Datos para seguridad social
Al registrar un empleado, contable.io configura automaticamente los porcentajes de aportes a seguridad social segun la legislacion colombiana vigente:
| Concepto | Empleado | Empleador | Total |
|---|---|---|---|
| Salud (EPS) | 4% | 8.5% | 12.5% |
| Pension (AFP) | 4% | 12% | 16% |
| ARL | - | 0.522% - 6.96% | Variable |
| Caja de compensacion | - | 4% | 4% |
Preguntas frecuentes
Puedo editar los datos de un empleado despues de crearlo?
Si, puedes editar la informacion personal y contractual en cualquier momento. Sin embargo, los cambios de salario solo aplican a liquidaciones futuras; las nominas ya procesadas no se modifican.
Que pasa si cambio el tipo de contrato de un empleado?
El cambio de tipo de contrato se registra como una novedad. Las prestaciones sociales se recalculan desde la fecha del cambio.
Como registro un empleado que ya tiene antiguedad?
Al ingresar la fecha de inicio real del contrato (incluso si es anterior a la fecha de registro en contable.io), el sistema calcula correctamente la antiguedad para efectos de vacaciones, cesantias y prima.