Facturacion electronica: emision ante la DIAN
Como emitir facturas electronicas validadas por la DIAN desde contable.io, incluyendo configuracion de resolucion y seguimiento CUFE.
La facturacion electronica es obligatoria en Colombia para la mayoria de contribuyentes. contable.io se conecta directamente con la DIAN para validar tus facturas y obtener el CUFE (Codigo Unico de Factura Electronica) de forma automatica.
Antes de empezar
Para emitir facturas electronicas necesitas:
- Resolucion de facturacion vigente otorgada por la DIAN
- Certificado digital de firma electronica cargado en contable.io
- Configuracion DIAN completada en el sistema (ver Configuracion DIAN)
- Tu empresa debe estar en estado Habilitado en el portal de facturacion de la DIAN
Configurar la resolucion de facturacion
Si aun no has configurado tu resolucion, sigue estos pasos:
Accede a la configuracion DIAN
Navega a Configuracion > DIAN en el menu lateral. En la seccion Resoluciones, haz clic en Agregar resolucion.
Ingresa los datos de la resolucion
Completa los campos con la informacion de tu resolucion:
- Numero de resolucion: El numero asignado por la DIAN
- Fecha de resolucion: Fecha en que fue otorgada
- Prefijo: El prefijo autorizado para tu numeracion (ej: FE, SETT)
- Rango desde / hasta: Numeros de factura autorizados (ej: 1 a 5000)
- Fecha de vigencia: Hasta cuando es valida la resolucion
Guarda la resolucion
Haz clic en Guardar. El sistema validara que los datos sean coherentes y que el rango no se superponga con otras resoluciones activas.
Emitir una factura electronica
Crea la factura de venta
Sigue el proceso normal de creacion de factura: selecciona el cliente, agrega los items y verifica los totales. Para detalles, consulta Como crear una factura de venta.
Confirma la factura
Desde el detalle de la factura provisional, haz clic en Confirmar. Al confirmar, contable.io:
- Genera el XML en formato UBL 2.1 requerido por la DIAN
- Firma el documento con tu certificado digital
- Envia el XML al servicio de validacion de la DIAN
- Recibe la respuesta con el CUFE asignado
Verifica el estado de validacion
Despues de la confirmacion, la factura mostrara uno de estos estados DIAN:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Validada | La DIAN acepto la factura. Tiene CUFE asignado. |
| Rechazada | La DIAN encontro errores. Revisa el detalle del rechazo. |
| Pendiente | La respuesta no ha llegado. Se reintenta automaticamente. |
Consulta el CUFE
En el detalle de la factura validada, encontraras:
- CUFE: Codigo unico de 96 caracteres que identifica la factura
- Fecha de validacion: Cuando la DIAN acepto el documento
- QR: Codigo QR que enlaza a la consulta publica en la DIAN
Que hacer si la factura es rechazada
Si la DIAN rechaza una factura, el sistema mostrara el codigo y descripcion del error. Los rechazos mas comunes son:
| Codigo | Causa | Solucion |
|---|---|---|
| FAD06 | NIT del cliente no existe en el RUT | Verifica el NIT del cliente en el portal DIAN |
| FAD08 | Numero de factura fuera de rango | Revisa tu resolucion y rango autorizado |
| FAD10 | Certificado digital vencido | Renueva el certificado en Configuracion > DIAN |
Para corregir una factura rechazada:
- La factura vuelve automaticamente a estado provisional
- Corrige los datos segun el error indicado
- Vuelve a confirmar la factura
Asientos contables
Los asientos contables se generan al confirmar la factura, independientemente del estado DIAN. Si la DIAN rechaza la factura, los asientos se reversan automaticamente al volver a estado provisional.
| Cuenta | Debito | Credito |
|---|---|---|
| Clientes (1305) | Total factura | |
| Ingresos (4135) | Subtotal | |
| IVA por pagar (2408) | IVA | |
| ReteFuente (1355) | ReteFuente |
Preguntas frecuentes
Que pasa si la DIAN esta fuera de servicio?
La factura se confirma localmente y queda en estado DIAN Pendiente. contable.io reintenta el envio automaticamente cada 15 minutos hasta obtener respuesta.
Puedo emitir facturas sin conexion a internet?
No. La validacion DIAN requiere conexion activa. Si necesitas registrar la venta, puedes guardarla como provisional y confirmarla cuando tengas conexion.
Como verifico mi rango de numeracion disponible?
En Configuracion > DIAN > Resoluciones puedes ver el numero actual y cuantos numeros quedan disponibles. El sistema te alerta cuando queda menos del 10% del rango.